Verwerkingsregeling Externe Docenten Agroskills

1. Doel van deze regeling

Deze verwerkingsregeling beschrijft de voorwaarden waaronder externe docenten persoonsgegevens verwerken in het kader van werkzaamheden voor Agroskills.

De regeling heeft als doel: naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); bescherming van persoonsgegevens van deelnemers; bescherming van vertrouwelijke bedrijfsinformatie van Agroskills; en vastlegging van de verantwoordelijkheden van externe docenten bij het verwerken van persoonsgegevens.

Deze regeling maakt integraal onderdeel uit van iedere samenwerking tussen Agroskills en de externe docent.

2. Toepasselijkheid

Deze regeling is van toepassing zodra een externe docent toegang krijgt tot systemen van Agroskills, toegang krijgt tot deelnemersgegevens, aanwezigheden registreert, toetsen of examens begeleidt, resultaten verwerkt, of anderszins persoonsgegevens verwerkt namens Agroskills.

3. Rollen en verantwoordelijkheden

Agroskills treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt binnen haar opleidingsactiviteiten.

De externe docent verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens Agroskills en uitsluitend voor de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden. De docent verwerkt persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van Agroskills en gebruikt deze gegevens niet voor eigen doeleinden.

4. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden verwerkt voor: voorbereiding en uitvoering van opleidingen; communicatie met deelnemers; aanwezigheidsregistratie; begeleiding van deelnemers; afname van toetsen; rapportage van opleidingsresultaten; en overige werkzaamheden die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van een opdracht van Agroskills.

5. Soorten persoonsgegevens

De docent kan toegang krijgen tot onder meer deelnemersgegevens: voornaam, achternaam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, werkgever en functie.

En tot opleidingsgegevens: cursusdeelname, aanwezigheidsregistraties, voortgangsgegevens, toetsresultaten en certificaatgegevens.

De docent verwerkt uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

6. Geheimhouding

De docent behandelt alle persoonsgegevens en bedrijfsinformatie van Agroskills strikt vertrouwelijk.

Het is niet toegestaan om persoonsgegevens met onbevoegden te delen, deelnemersgegevens buiten de opdracht te gebruiken, deelnemers rechtstreeks te benaderen voor eigen commerciële activiteiten, gegevens te publiceren, verspreiden of openbaar te maken, of vertrouwelijke informatie van Agroskills met derden te delen.

De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de samenwerking van kracht.

7. Beveiliging

De docent neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Hieronder vallen ten minste: gebruik van sterke wachtwoorden; gebruik van beveiligde apparatuur; actuele software- en beveiligingsupdates; vergrendeling van systemen bij afwezigheid; zorgvuldig omgaan met documenten en deelnemerslijsten; en voorkomen van onbevoegde toegang tot persoonsgegevens.

Inloggegevens mogen nooit worden gedeeld met derden.

8. Gebruik van systemen

Wanneer Agroskills toegang verstrekt tot een digitale leeromgeving, cursusadministratie of ander systeem geldt het volgende: accounts zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld; gegevens mogen uitsluitend worden geraadpleegd voor toegewezen opleidingen; en gegevens mogen niet buiten de systemen van Agroskills worden gebruikt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Agroskills behoudt het recht om toegangsrechten te wijzigen of in te trekken.

9. Datalekken en incidenten

De docent meldt een (mogelijk) datalek of beveiligingsincident onmiddellijk aan Agroskills.

Onder incidenten worden onder meer verstaan: verlies van apparatuur; verlies van documenten; verzending van gegevens aan een verkeerde ontvanger; onbevoegde toegang tot persoonsgegevens; en malware- of beveiligingsincidenten.

De docent verstrekt alle relevante informatie die nodig is voor onderzoek en eventuele wettelijke meldingen.

10. Inschakeling van derden

De docent mag geen derden inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens zonder voorafgaande toestemming van Agroskills.

Persoonsgegevens mogen niet worden gedeeld met derden tenzij Agroskills hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

11. Bewaren en verwijderen van gegevens

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Na afronding van de opdracht verwijdert de docent alle persoonsgegevens die in het kader van de opdracht zijn ontvangen of verwerkt, tenzij Agroskills anders instrueert of een wettelijke verplichting anders bepaalt.

12. Controle

Agroskills heeft het recht om redelijke controles uit te voeren op de naleving van deze regeling.

De docent verleent medewerking aan privacycontroles, AVG-audits, onderzoeken naar datalekken en controles op informatiebeveiliging.

13. Aansprakelijkheid

De docent is verantwoordelijk voor de naleving van deze regeling en van de toepasselijke privacywetgeving.

Indien schade ontstaat als gevolg van handelen in strijd met deze regeling of de AVG, kan de docent hiervoor aansprakelijk worden gesteld voor zover de wet dit toestaat.

14. Toepasselijkheid zonder afzonderlijke ondertekening

Deze verwerkingsregeling maakt integraal onderdeel uit van iedere overeenkomst tussen Agroskills en de externe docent waarin naar deze regeling wordt verwezen.

Door het accepteren van een opdracht, het verkrijgen van toegang tot systemen van Agroskills of het verwerken van persoonsgegevens namens Agroskills verklaart de docent kennis te hebben genomen van deze regeling en hiermee in te stemmen.

Een afzonderlijke ondertekening van deze regeling is niet vereist indien in de overeenkomst tussen Agroskills en de docent naar deze regeling wordt verwezen.

Vragen over deze regeling of een melding van een incident: info@agroskills.nl.